Перепись документов — это специально подготовленный список, в котором описаны и перечислены все документы в деле и их охраняемые места. Это важный инструмент для контроля всех материалов, его легко найти и он доступен. Правильно составленный список документов экономит время и силы при поиске нужной информации и позволяет организовать хранение.
Описание документов в описи должно быть максимально полным и точным. Неправильное или неполное описание может привести к недоразумениям и помешать работе архивного учреждения или человека, хранящего документ. Каждый документ должен быть описан в описи с указанием его основных характеристик, таких как название, дата, автор и номер. Кроме того, в переписи документов может содержаться дополнительная информация о содержании документа, его ведении и т.д.
Пример каталога документов может иметь следующий формат
- Документ № 1: Название: Реестр Докладов о Сделках Социальной Сферы. дата: 10. 05. 2022. автор: Иванов И. И. номер: 001.
- Документ № 2: Название: Отчёт о финансовых результатах компании. дата: 15. 06. 2022. автор: Петров П. П. номер: 002.
- Документ № 3: Название: Приемо-сдаточный протокол о предварительном согласовании договоров. дата: 20. 07. 2022. автор: Сидоров С. С. номер: 003.
Благодаря правильно составленному списку документов можно легко найти нужную информацию и определить, какие документы имеются в наличии, а какие отсутствуют. Это особенно полезно для дел или организаций, в которых хранится большое количество документов. Поэтому при создании списков необходимо соблюдать ряд правил и стандартов, чтобы обеспечить их достоверность и надежность.
11. Автоматизация составления описи документов
Одна из основных целей автоматизации инвентаризации — упростить и ускорить процесс выполнения этой задачи. Вместо того чтобы заполнять опись, где каждый документ вносится в таблицу вручную, автоматизация позволяет использовать средства автоматического сканирования и распознавания текста, которые могут быстро и точно определить содержание каждого документа и заполнить соответствующие поля переписи.
Программные средства для автоматизации работы с документами обладают рядом полезных функций. Например, они могут обеспечить автоматическое распознавание метаданных, таких как название документа, дата создания, автор и т. д. Кроме того, они могут использоваться для автоматической сортировки документов в соответствии с заранее заданными правилами или алгоритмами.
Автоматизированное составление списков документов также обеспечивает единообразный и стандартизированный подход к заполнению списков. Программные средства могут обеспечить готовый стандарт переписи, который соответствует нормативным требованиям и правилам, установленным для этих типов документов.
Использование автоматизации составления перечней документов имеет ряд преимуществ. Прежде всего, экономится время и силы сотрудников, которые больше не будут тратить время на ручное заполнение переписи документов. Кроме того, автоматизация снижает вероятность ошибок при заполнении описи, так как программа автоматически контролирует точность импортируемых данных.
Все это делает автоматизацию инвентаризации документов очень полезной и эффективной операцией для организаций, управляющих большими объемами документов. Она позволяет упростить и ускорить процесс работы с документами и обеспечить более точное и структурированное хранение информации.
11. Описание составления описи документов
Для создания описи необходимо следовать ряду правил и примеров. Вначале необходимо создать структуру описи, отражающую содержание документа и обеспечивающую логическую иерархию.
Правила составления описи:
- В описи должен быть указан номер документа для его однозначного распознавания.
- Описание каждого документа должно быть кратким и информативным, чтобы список был максимально дружелюбным.
- При составлении описи следует учитывать хронологический порядок расположения документов.
- Если документы можно разделить на категории или подкатегории, следует использовать индекс или метки для облегчения поиска и навигации.
- Список должен включать информацию о ключевых параметрах каждого документа, таких как дата создания, название и автор.
Пример составления описи:
Для наглядности приведем пример описания документов организации.
- Документ № 1: 01. 01. 2022, письмо от ООО «Компания», отправитель: Иванов И. И., тема: запрос информации.
- Документ № 2: Счет-фактура от 05. 01. 2022 г., ООО «Поставщики», отправитель: Сидоров А. А., получатель: ООО «Компания», сумма: 1000 руб.
- Документ № 3: Договор от 10. 01. 2022 г., ООО «Компания», контрагенты: ООО «Заказчик» и ООО «Поставщик», услуги: разработка сайта, срок: 3 месяца.
Этот пример показывает, как документы могут быть описаны в описи. Каждый документ имеет уникальный номер, за которым следуют ключевые параметры, помогающие быстро определить его суть.